כיצד לנהל פגישות זום

10
כיצד לנהל פגישות זום

פורסם ב-10 בינואר 2022 על ידי ג’ונספנס

הירשם לבלוג של ג’ון

קבל את עדכוני הבלוג האחרונים שנשלחו לתיבת הדואר הנכנס שלך.

שלחתי את הפתק הזה לאחד מלקוחות האימון שלי. בגלל קוביד, כמעט כל האינטראקציה שלה עם הצוות שלה הייתה באמצעות פגישות זום, אז היא ביקשה ממני עצה לגבי הפיכתן ליעילות ככל האפשר.

אָדוֹם הַחֲזֶה,

בהתבסס על הדיון שלנו בשבוע שעבר, רציתי להרכיב סקירה זו כדי לשפר את פגישות הזום שלך. אני בטוח שאתה כבר יודע ועושה את רוב הדברים האלה, אבל זה נחמד לקבל תזכורת ואולי להרים כמה טריקים חדשים. הנה כל מה שעלה בראש.

1. יש סדר יום.

שבו לפחות שלוש או ארבע דקות לפני הפגישה, הוציאו פיסת נייר והתכוננו לפגישה, ממש כמו פגישה רגילה. יש סדר יום, מטרה ספציפית לפגישה, ורשימת מידע שאתה צריך לשתף ומידע שאתה צריך לאסוף. גם אם אינך מנהל את פגישת הזום, אתה עדיין צריך להיות מוכן בצורה יוצאת דופן.

2. לפני שתתחבר, נקה את השולחן ואת המחשבה שלך.

כבה צגים אחרים אם יש לך אותם, כבה את הטלפון שלך וקבל חלק נקי בשולחן העבודה שבו תוכל לשבת ולרשום הערות ללא כל הסחות דעת. התמקדו לחלוטין בפגישה. אל תנסה לבצע ריבוי משימות.

3. בואו מוכנים.

יש לך כל מידע שאתה עשוי להזדקק לפגישה כבר בהישג יד: לוח שנה, דוחות, נתונים, מזכרים, תרשים ארגוני. אתה לא רוצה לחפש את החומר הזה במהלך הפגישה. כמו כן, ודא שקראת בעיון את כל ההערות או המידע הרלוונטי לפגישה.

4. ודא שאתה נראה טוב בשיחת הזום.

הימנע מתאורה אחורית. קבל תאורה טובה לפנים שלך. השתמש במצלמה ובמיקרופון באיכות גבוהה. אם אתם הולכים בלי מסך ירוק, וודאו שהאווירה מאחוריכם נקייה ולא מסיחה את הדעת. יתר על כן, בעת שימוש במסך ירוק, ודא שהרקע שאתה בוחר אינו מסיח את הדעת. כשאתה מדבר, הבט ישירות לתוך המצלמה. בדרך זו, זה ייראה כאילו אתה יוצר קשר עין עם אחרים בשיחה. אם אנשים לא יכולים לראות אותך ולשמוע אותך בבירור, זה יפגע באופן דרמטי בהצלחת הפגישה.

5. וודאו שיש כללי יסוד וציפיות ברורים לפגישה.

כמה זמן תימשך פגישת הזום? מה המטרה הכללית של הפגישה? מי בשיחה ולמה? מהי התוצאה הרצויה הספציפית של הפגישה? זה צריך לקחת רק כמה שניות לכסות, אבל חשוב לתת את הטון ולוודא מדוע פגישה זו נחוצה. אם אתם אחראים על הפגישה, אמליץ בחום לשלוח את המידע הזה לפחות יום לפני הפגישה כדי שכולם יכירו את חוקי היסוד ויגיעו לפגישה מוכנים היטב.

6. במהלך הפגישה, השתמש בכלים הבאים כדי לשמור על השיחה ממוקדת ועל המסלול:

  • כולם משתתפים: בדוק מעת לעת אנשים ספציפיים כדי לוודא שהם מעורבים או כדי לעורר את המומחיות או הדעה הייחודית שלהם. ג’ון, מה אתה חושב על זה? וונדי, יש לך מה להוסיף? בוב, אני רוצה לשמוע את דעתך על זה. סו, לא שמענו ממך זמן מה; מה אתה חושב על הרעיון הזה
  • שאלות לבדיקת תפיסה: זה נשמע טוב? איזה בעיות אתה רואה? למישהו בכלל לא נוח עם זה? למישהו יש דאגה? זה 100% ברור? האם זה נראה הגיוני? על מה אנחנו צריכים לדבר יותר בזמן שכולם בטלפון? האם יש שאלה ששכחנו לשאול או משהו שהשארנו בחוץ?
  • שאלות בקרה: זה עוזר “לשלוט” בכמות המידע שאדם מספק – או תשובה ממוקדת מאוד או מקיפה. מה הבעיה מספר אחת עם… בבקשה תן לי את מה שאתה מרגיש שהן שלוש הסיבות המובילות … מהן כל הבעיות מסביב … תוכל לשתף אותנו בכל מה שאתה מרגיש שאנחנו צריכים לדעת על … מה אתה רואה כשתיים או שלוש החשובות ביותר … בפירוט רב יותר תוכל לעזור לי ככל האפשר להבין את החשיבה שלך סביב…
  • כריות: מה אתה שם בחזית שאלה קשה או נוקבת כדי להקל עליה ולהראות לאדם השני שאתה שואל את השאלה הקשה הזו כי אתה מנסה לעזור לו. כדי שאוכל לתמוך טוב יותר בצוות שלך, תוכל להסביר לי… כדי לוודא שיש לך את מה שאתה צריך, בבקשה תשתף אותי… כי אני יודע שזה חשוב לך, האם יקח לך קצת זמן לעבור את…
  • הצהרת תנאים: זה משהו שאתה שם בחזית שאלה קשה או נוקבת כדי להסביר מדוע אתה שואל אותה: הסתכלתי על הדוח והבחנתי ב-XXX, מה שגרם לי לתהות… דיברתי עם פרד ב-IT, והוא העלה נקודה מצוינת; הוא הרגיש… קראתי הבוקר את הוול סטריט ג’ורנל וראיתי מאמר ב-XXX, שגרם לי לחשוב על… איך אתה רואה את זה?

להלן רשימה של סוגי שאלות שיעזרו לך לשמור על השיחה ממוקדת, פרודוקטיבית ועל המסלול:

  • Go/No Go: האם אנחנו צריכים בכלל לדון בזה? האם יש לנו בכלל סמכות לקבל את ההחלטה הזו? האם אנחנו האנשים הנכונים לדון בזה? האם יש לנו את כל האנשים הנכונים בשיחה? האם עכשיו הזמן הטוב ביותר לדון בזה? האם זה הדבר הנכון עבורנו להתמקד בו עכשיו? האם זה יטופל טוב יותר באמצעות דוא”ל פנים אל פנים?
  • הבהרה: למה אתה מתכוון ספציפית? במילים אחרות, מה שנראה כאילו אתה אומר הוא… מכל מה ששמעתי, זה מרגיש כאילו הבעיות העיקריות הן… אני לא בטוח שאני מבין בדיוק למה אתה מתכוון; תוכל להקדיש דקה להבהיר… לפי המספרים שנתת, זה נראה כאילו… האם זה נכון? אתה יכול להיות יותר ספציפי? אתה יכול לתת לנו קצת יותר פרטים?
  • הנחות: איך אנחנו יודעים שזה נכון? איך אנחנו יכולים להיות בטוחים שהמספרים האלה נכונים? על איזה הנחות אנחנו מבססים את זה? איך הם מדדו את זה? מה הייתה המתודולוגיה לאיסוף המידע הזה? מי סיפק את המידע הזה? איך זה עוד? במה זה שונה? מה עלול להשתבש? מה ייחודי בזה?
  • גְרִימָה: מה גרם לזה לקרות? מי היה אחראי לזה שקרה? מה לדעתך היה הגורם השורשי? מי קיבל את ההחלטה הזו? מה גרם לזה לקרות? מי או מה לדעתך היו המניעים העיקריים לכך? מה הוביל אותנו לתפקיד הזה?
  • פְּגִיעָה: מה אתה חושב שיקרה? איך זה ישפיע על… מה צפויה להיות התוצאה? איך זה עלול לפגוע בנו? אילו חלופות אתה רואה? האם יש הטבות? מהי לדעתך ההסתברות שזה יקרה?
  • פעולות: מה אנחנו צריכים לעשות קודם? מה צריכים להיות השלבים הבאים? לאן נלך הלאה? איך אתה רוצה להתמודד עם זה? מי יהיה אחראי? איך נדע איך נראית הצלחה? מהי התוכנית ליישום? למי יש אחריות?

7. מכיוון שאתה שואל שאלות נהדרות, השלב הבא הוא להקשיב מצוין לתשובות.

עבורי, הדרך היחידה לעשות זאת היא להסיר את כל הסחות הדעת. אני גם חוזר על מה שהאדם אומר שוב ושוב בראשי כדי להרחיק את הפטפוט הנפשי ולעזור לי לנעול את המידע במוח שלי. אני כל הזמן מסכם ומפרש את ההערות שלהם בראש כדי לשמור על מיקוד במה שהם אומרים, באילו נקודות חשובות הם מעלים, וברעיונות העיקריים שהם מבטאים.

8. יחד עם הקשבה מעולה היא כתיבת הערות מעולה.

המפתח כאן הוא ליצור לעצמך מערכת כדי להוריד במהירות ובקלות את כל המידע הקריטי ביותר – מעין הקיצור הייחודי שלך, עם סמלים ומילים שנראים לך הגיוניים. אני לא יכול להדגיש מספיק חזק עד כמה רישום הערות טוב יכול להיות; זה היה מציל קריירה עבורי יותר מפעם אחת. הקפד לתארך את כל ההערות, לרשום אנשים בפגישת זום ולציין את המידע הקריטי.

9. צעדי פעולה.

לעולם אל תסיים פגישה מבלי לקבוע בבירור מה יקרה אחר כך ומי אחראי על כך. השלב הבא עשוי להיות פגישה נוספת, אימייל, השקה או סיום של פרויקט. דרך מצוינת לעשות זאת היא להשתמש בהערות שלך כדי לתת סיכום מהיר של הדברים העיקריים שנסקרו. בדוק אם כולם מסכימים. בנוסף, רשום את שלבי הפעולה ובעלי הפעולה. לאחר מכן בקש אימות.

10. הזדמנות אחרונה.

אני בדרך כלל מסיים פגישות זום בהזדמנות אחרונה לכל אחד להציע דעה או דאגה. הקו הסטנדרטי שלי הוא: לפני שאנחנו עוזבים, האם יש שאלות, חששות, בעיות, דחיקה, משוב, משהו אחר להציע?

11. סקור מידע חשוב.

מיד לאחר הפגישה, הקדישו דקה או שתיים כדי לחזור על ההערות שלכם. הוסף מידע במידת הצורך ותיק את ההערות.

12. תתעדכן.

לעתים קרובות אני עוקב אחר פגישת הזום עם סיכום מהיר לכל המשתתפים וחוזר על נקודות המפתח ושלבי הפעולה/בעלי הפעולות.

13. פגישה חששות.

כשנראה שהפגישה לא הולכת כשורה, אצור קשר מיד עם כמה אנשי מפתח כדי לדון בכל החששות שעלולים להיות להם.

ובכן, זה בערך כל מה שאני יכול לחשוב עליו עכשיו; אם אמצא עוד, אשלח אותם. כפי שאמרתי בתחילה, סביר להניח שכבר ידעת הרבה מזה; עם זאת, השאלה הפשוטה היא: האם אתה עושה את הדברים האלה בכל שיחת זום חשובה?


אם אתה רוצה ליצור איתי קשר, אשמח לשמוע ממך. אנא בקר באתר שלי בכתובת https://johnspence.com/contact/ ותגיד לי איך אני יכול לעזור.

הירשם לבלוג של ג’ון

קבל את עדכוני הבלוג האחרונים שנשלחו לתיבת הדואר הנכנס שלך.

שאל את ג’ון שאלה

שום דבר לא מניע את ג’ון יותר מאשר לראות את הלקוחות שלו מצליחים. אם יש לך שאלה, אנא שאל אותו! הוא ישמח לעזור אם הוא יכול.

תשאל את ג’ון

פוסטים דומים

Leave a Reply